Facturation électronique et Secteur Public : Simple formalité ou cauchemar anticipé ?

Facturation électronique et Secteur Public : Simple formalité ou cauchemar anticipé ?

23 juillet 2015

Chronique d’une [mauvaise ?] nouvelle annoncée ?

50% des consultations lancées par l’Administration Publique concernent le BTP. Autant dire que notre secteur est le premier impacté par l’Ordonnance 2014-697 de Juin 2014 rendant progressivement obligatoire la dématérialisation des factures à destination du secteur public à compter du 1er janvier 2017.

Mais de quoi parle-t-on exactement ? Quelle dématérialisation ? Pour qui ? Sous quelle forme ? Avec quelles contraintes et quels bénéfices pour le secteur ? Quels supports ? Quels services associés ? A destination de quelles administrations ?

Faut-il s’attendre à un nouveau cauchemar administratif imposant normes, équipements, formation des collaborateurs et investissements informatiques… ou une simple formalité ne venant ajouter ni complexité ni stress à un secteur d’activité déjà passablement déçu du désengagement de l’Etat dans les grands programmes d’équipement ?

 

De quoi parle-t-on ?

Pour tenter de répondre à ces questions, découpons la problématique en ses différentes composantes, à partir des informations d’ores et déjà mises à disposition par Bercy.

1. La dématérialisation des factures s’inscrit d’abord dans un calendrier cadencé précis. L’obligation est progressivement effective en fonction de la taille des entreprises :

  • A partir du 01/01/2017 : Grandes entreprises (+ de 5000 salariés)
  • 01/01/2018 : Entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5000 salariés)
  • 01/01/2019 : PME de 10 à 250 salariés
  • 01/01/2020 : TPE de moins de 10 salariés.

Dès avril 2016, des pilotes volontaires, parmi de grandes entreprises et de grandes administrations, lanceront des tests de fonctionnement sur la nouvelle plateforme.

Premier constat : pour la majorité des clients ixbat, la dématérialisation ne deviendra pas obligatoire avant 3 à 4 années.

2. Cette dématérialisation se met en place par le biais d’une plateforme technique, répondant au doux nom de « CPP 2017 », pour Chorus Portail Pro 2017. Ce site Web, mis à disposition par l’Etat, servira de portail centralisateur, pour les émetteurs (entrepreneurs du BTP) comme pour les destinataires (administrations publiques) de factures. Il proposera des fonctionnalités de dépôt, transmission, réception et suivi de traitement des factures électroniques. Schématiquement, « CPP 2017 » sera composé de 3 espaces distincts :

  • Un espace Fournisseurs, pour les flux entrants de facture et le suivi de leur traitement par les destinataires
  • Un espace Destinataires pour réception et traitement des factures
  • Un espace tampon intermédiaire, transparent pour les utilisateurs, permettant la constitution d’un flux électronique pivot unique, quelle que soit le format choisi par le fournisseur pour intégration de sa ou ses facture(s).

Deuxième constat : l’Etat mettant à disposition un portail Web… aucune acquisition d’outils ou de licence d’un quelconque progiciel (sur le modèle de la dématérialisation des liasses fiscales, par exemple) n’est nécessaire pour les entrepreneurs du BTP.

3. Sur le Portail Web « CPP 2017 », deux grands modes d’émission de factures seront possibles :

  • Un mode dit « EDI » pour Electronic Data Interchange, ou échange de données informatisées, en €˜raccordement’ direct ou par le biais d’un opérateur, sur le modèle de ce que nous connaissons déjà au niveau de la télétransmission des liasses fiscales ou de la CA3 (mais sans la contrainte de certification du format EDI)
  • Un mode dit « Portail » : permettant l’accès direct du fournisseur à CPP 2017 pour saisie en ligne d’une facture, dépôt en format « .pdf » (Adobe Acrobat) ou XML (format standard d’échange de données permettant d’afficher un même document sur différentes applications, en dissociant le « contenu » de sa présentation). Comme le mode EDI, le mode Portail permettra le dépôt en masse de factures et ne contraindra pas à des dépôts individuels.

Troisième constat : le mode « Portail » offre une vaste palette de possibilités, de la saisie en ligne au dépôt de pdf, confirmant que nulle acquisition de solutions tierces n’est impliquée par cette obligation de dématérialisation.

4. Enfin, quelques éléments d’identification imposés devront venir compléter les lignes habituelles de vos factures déposées :

  • Identification du fournisseur (code pays, typologie de fournisseur, n ° siret, n ° de TVA intracommunautaire…)
  • Identification de l’entité publique (code du service destinataire -mis à disposition par le biais d’un annuaire en ligne- et référence de l’engagement -n ° du Marché, n ° de la commande….)

De manière évidente, le Portail procèdera à un ensemble de contrôles automatiques (cohérence du flux, structure des données, présence d’informations obligatoires…). Ces contrôles s’appliqueront exclusivement sur les pièces suivantes (aucune autre pièce ne pouvant être déposée sur le Portail) :

  • Factures directes
  • Demandes d’avoir
  • Factures de sous-traitants soumis au paiement direct.

Quatrième constat : Ces éléments d’identification se révèlent, pour l’heure et sauf changements ultérieurs, peu contraignants. Ils pourront soient être saisis dans le cadre d’une saisie en ligne, soit faire l’objet d’une intégration dans la facture ixbat, pour permettre son dépôt en pdf sur le Portail.

 

Finalement… on ne s’en sort pas si mal…

En conclusion, et en l’état des informations mises à disposition par Bercy, on peut affirmer que passés le « choc » culturel impliqué par un Portail unique et les frictions temporaires prévisibles autour des éventuelles difficultés de démarrage au lancement de ce service (toute autre modalité d’envoi de factures sera exclue par CPP 2017 : fini le papier, les pièces-jointes par email…), la dématérialisation devrait représenter pour le secteur une simple formalité et certainement pas le cauchemar administratif d’une réforme pensée envers et contre les entreprises du BTP.