Grâce à des fonctions automatisées et rapides, la dématérialisation des documents et factures permet un gain d’efficacité indéniable pour le BTP. Dans cette optique, faire le choix d’un ERP spécialement conçu pour ce secteur est une solution incontournable pour les entreprises qui souhaitent accélérer leur transition numérique et réduire leur charge administrative.
Découvrez dans cet article les multiples avantages de la dématérialisation des documents et factures pour le BTP, ainsi que la façon dont l’utilisation d’un ERP dédié permet d’optimiser ces processus.
Les avantages de la dématérialisation pour le BTP
Pilier de la transformation digitale, la dématérialisation est devenue une véritable nécessité pour les entreprises. Une réalité d’autant plus vraie pour le BTP qui est un secteur qui s’accompagne d’une lourde charge administrative.
L’instantanéité de l’accès aux données
Avec le digital, les données sont accessibles en temps réel. Cette instantanéité permet aux différentes parties prenantes de suivre les informations financières et comptables d’un chantier au fil de son évolution. Outre une prise de décision plus rapide et agile, l’accessibilité instantanée des données participe ainsi à l’amélioration de la gestion globale du chantier. Les délais de traitement sont raccourcis, une meilleure réactivité est accordée aux demandes clients, et les processus internes sont dynamisés.
En plus d’être synonyme de gain de temps, la dématérialisation induit une sécurité et une protection des informations garanties par des fonctionnalités avancées.
La traçabilité et une meilleure collaboration
Dans une logique d’amélioration de l’efficacité et de la rapidité de traitement des tâches administratives, la dématérialisation assure une meilleure traçabilité des documents. De cette façon, chaque fichier produit est enregistré électroniquement dans l’outil. En quelques clics, il est possible d’accéder à tout l’historique des modifications apportées à un document, et de le partager avec ses collaborateurs.
Dans un secteur professionnel comme le BTP, la cohésion et la coordination des différents acteurs est en effet un facteur déterminant d’efficacité et de productivité.
Des modules de GED, facturation clients et gestion des factures fournisseurs intégrés dans l’ERP
Pour des processus toujours plus efficients, s’équiper d’un ERP dédié aux métiers du BTP permet d’accéder à des fonctionnalités poussées. Intégrés directement dans l’outil, les modules de gestion électronique de document, dématérialisation des factures clients et gestion des factures fournisseurs via la LAD/RAD sont entièrement paramétrables pour permettre une transition digitale performante adaptée aux besoins de chaque entreprise.
La centralisation des données
En regroupant et centralisant toutes les informations en un seul endroit, un ERP BTP réduit la chasse aux informations. Le temps de passage des informations entre les services opérationnels et financiers est radicalement diminué, et la recherche de documents n’est plus une tâche laborieuse et chronophage.
Un stockage intelligent et intuitif
L’archivage papier est remplacé par un archivage électronique intelligent qui classe tous les documents de chantiers selon un plan structuré, mais personnalisable. Plus besoin de fouiller dans des dossiers physiques, tout est stocké puis trié numériquement afin d’être directement accessible via une recherche par mot clé ou catégorie. Le temps passé à regrouper des informations détériorées, perdues ou rangées aléatoirement n’est alors plus que de l’histoire ancienne. Qu’il s’agisse d’informations liées aux projets de chantiers, aux ressources humaines ou encore à la comptabilité, l’archivage numérique favorise une gestion unifiée de l’ensemble des processus.
Cette approche se veut également stratégique en cas de sinistres : les documents conservés sous forme électronique eux, résistent aux aléas physiques.
L’automatisation des processus
Alors qu’auparavant les administratifs étaient en charge de manipulations fastidieuses telles que la saisie manuelle des factures et leur contrôle, s’appuyer sur un ERP BTP offre, par exemple, la possibilité d’automatiser ce processus. Avec un tel outil, vous avez la possibilité de produire de façon automatique tous les types de factures souhaités : factures simples, factures à partir de situation de travaux, factures intra-groupe, ou encore des factures des marchés à bon de commande.
Transmettre automatiquement les factures clients
Ainsi, les factures accompagnées de pièces annexes demandées par le client (justificatif de métrés, agrément d’un sous-traitant…) sont automatiquement transmises depuis le logiciel de gestion fourni, vers le Portail Chorus Pro, plateforme de facturation électronique. Afin de réduire au maximum la charge administrative, vous avez la possibilité de suivre toutes les étapes de traitement des factures transmises directement via l’ERP, et serez automatiquement notifié en cas d’anomalie.
Gérer rapidement les éventuels litiges des factures fournisseurs
Grâce à une solution de dématérialisation LAD/RAD (lecture et reconnaissance automatique des documents), toutes les références présentes sur les factures fournisseurs sont détectées et rapprochées des bons de commandes, bons de réceptions ou encore situations des sous-traitants correspondants. En plus de simplifier et d’accélérer considérablement ces processus, l’outil détecte les écarts de prix ou de quantité et propose de générer une demande d’avoir si celle-ci est avérée. Un suivi des factures en litige peut ensuite être opéré directement sur le logiciel.
Une interface simple d’utilisation
Pour gagner en efficacité, il est indispensable de travailler avec des outils fiables, ergonomiques, et simples d’utilisation. Avec un ERP BTP disposant d’une interface agréable pour ses utilisateurs, la tâche est plus aisée. De la même façon, l’analyse des données est optimisée : des tableaux de bords dynamiques bien pensés deviendront vos meilleurs alliés pour analyser les données financières et garder une vue complète des opérations de facturation.
La dématérialisation selon iXbat
L’ERP d’iXbat a été pensé pour gérer à votre place les tâches fastidieuses et chronophages liées à l’administratif, et vous libérer plus de temps sur les aspects stratégiques et opérationnels. Conçus par des experts du métier, nos modules de facturation, de suivi de chantier, de gestion de chantier intègrent une gestion électronique des documents et les fonctionnalités de dématérialisation des factures clients et fournisseurs directement dans l’ERP d’iXbat.
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