ERP iXbat : optimisez votre processus de facturation grâce au module Facturation

logiciel facturation btp

Contrairement à d’autres secteurs, la facturation dans le BTP se distingue par sa complexité et sa diversité de processus liée à la multitude de marchés différents. A la différence des industries où les processus peuvent être plus standardisés et linéaires, le BTP doit composer avec une multitude de variables (formalisme inégal, acteurs multiples, réglementation propre à chaque marché, etc.) et d’imprévus (retards, variation des prix, etc.). Bien souvent la simple utilisation d’Excel ne suffit pas à optimiser le processus de facturation. L’ERP apparaît alors comme une solution fiable et performante pour y arriver.

La facturation dans le BTP : un océan de disparités

Des disparités liées aux types de facturation dans le BTP

La facturation dans le secteur du BTP se distingue nettement des pratiques de facturation plus simples observées dans d’autres secteurs. Contrairement aux entreprises classiques où la facturation consiste souvent à saisir des lignes avec des quantités et des prix, le BTP nécessite des processus beaucoup plus élaborés.

La caractéristique principale de la facturation dans le BTP est la facturation à l’avancement des travaux. Chaque mois, les entreprises calculent un avancement en pourcentage ou en quantité sur des lignes vendues, afin de coller au plus près de l’avancement physique du chantier. Cette méthode de facturation est très spécifique au secteur BTP. Aligner la facturation sur la réalité du terrain est un véritable enjeu pour les conducteurs de travaux.

En plus de cette méthode particulière, le BTP utilise d’autres processus de facturation tels que la facturation en régie ou la facturation inter-sociétés. La facturation inter-sociétés concerne les transactions entre entreprises d’un même groupe, pratique que l’on peut retrouver dans d’autres secteurs. La facturation en régie, quant à elle, est plus standardisée et se rapproche des méthodes utilisées ailleurs.

Un autre aspect lié au BTP est la refacturation des énergies vers des sociétés en participation. Les énergies utilisées sur un chantier sont refacturées à une société créée spécifiquement pour gérer ce chantier.

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Des disparités liées à la méthode d’émission des factures

Contrairement à de nombreuses entreprises où les services comptables peuvent gérer la facturation de manière autonome, la facturation dans le BTP demande une vision précise du chantier. Cette particularité implique que la facturation, notamment les situations de travaux, soit souvent initiée par les équipes de travaux elles-mêmes.

Le challenge consiste alors à faire cohabiter la vision travaux et la vision comptable des éléments de facturation.

Si les services travaux sont compétents pour réaliser les avancements de facturation, ils ne sont pour autant pas forcément au fait des impacts comptables. La bonne comptabilisation des factures implique donc souvent une re-saisie fastidieuse.

Pour éviter ces désagréments, la mise en place de processus de validation au sein d’un ERP, permet à la fois aux services travaux d’initier les situations et aux comptables et ou administratifs de s’assurer de la future comptabilisation.

Des disparités liées aux méthodes de saisie des données de facturation

La volumétrie varie selon les entreprises ; dans celles qui gèrent de nombreux chantiers et émettent beaucoup de factures chaque mois, la charge de travail peut devenir très importante et chronophage.

De nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes de ressaisie. Les équipes en charge des travaux préparent souvent leurs états de travaux sur Excel, qu’il faut ensuite intégrer dans un logiciel de facturation. Cette ressaisie, effectuée par le personnel administratif, est non seulement sujette à des erreurs, mais elle est également très consommatrice de temps… et impacte donc significativement l’efficacité et la gestion du temps au sein des entreprises.

Des disparités liées aux types de marchés

Les entreprises du BTP sont confrontées à une typologie de marchés très vaste. En effet, les marchés peuvent s’accompagner de règlements propres qui définissent, entre autres, les éléments à prendre en compte lors de l’établissement des situations.

Par exemple, un marché peut subir de la révision de prix qui devra s’appliquer conformément aux règles en vigueur, impliquant la mise en place de formules de calcul complexes.

Tous ces éléments (révision de prix, prorata, retenues de garantie, pénalités, etc) sont propices à générer des erreurs. L’automatisation des calculs est donc un enjeu majeur. Une autre subtilité dans le BTP est le recours à la sous-traitance avec le mécanisme du paiement direct, où le client final paie directement les sous-traitants. Les situations de travaux doivent inclure la part des paiements directs aux sous-traitants, ajoutant une couche administrative à gérer correctement.

Des disparités liées aux modèles de facture

La facture finale dans le secteur du bâtiment diffère d’une facture classique, car elle doit inclure divers éléments spécifiques, en particulier dans le cas des appels d’offres. L’uniformisation des modèles de sortie devient alors difficile. Bien que cette exigence tende à diminuer, certains clients imposent encore des formats de facture spécifiques. Il faut alors souvent multiplier les modèles d’impression pour répondre aux différentes attentes, notamment pour les situations de travaux. Si aujourd’hui, cela reste un défi pour les entreprises, la généralisation de la facture électronique devrait rapidement uniformiser le process.

Comment l’ERP répond à ces disparités et aide les entreprises du BTP à optimiser leur processus de facturation ?

Un ERP tel que iXbat gère automatiquement les révisions et actualisations de prix, ainsi que les retenues de garantie, les cautions et les paiements directs, incluant la ventilation des paiements sous-traitants. L’ ERP iXbat, par exemple, simplifie également la gestion des travaux supplémentaires et des avenants en les intégrant à tout moment dans les circuits de facturation déjà commencés.

De plus, il aide les entreprises du BTP à gérer les remboursements des avances forfaitaires, souvent demandées en début de chantier et soumises à des règles strictes de remboursement. Cette gestion minutieuse est essentielle pour maintenir la transparence et la conformité dans les transactions financières.

Actuellement, il n’existe pas de paramétrage universel au niveau des formats d’impression de factures. Pour y remédier, notre ERP multiplie les modèles et permet de former certains utilisateurs à créer leurs propres modèles. Même si c’est rare, cette pratique est possible. Les appels d’offres imposent souvent des formats de facture spécifiques, ajoutant une couche de complexité. Cependant, la facturation électronique et la dématérialisation résoudront cette problématique en uniformisant les factures, quelle que soit leur nature.

Lire aussi : Dématérialisation des documents et factures : gagnez en rapidité avec un ERP BTP

Comment l’ERP iXbat va aider les entreprises au passage à la facturation électronique ?

L’ERP iXbat est déjà directement connecté à Chorus Pro grâce à un connecteur, ce qui permet non seulement d’émettre les factures mais aussi de suivre leur traitement depuis notre logiciel. Ainsi, il n’est pas nécessaire d’accéder directement à la plateforme Chorus. Aujourd’hui, cette émission dématérialisée est réservée aux factures issues des appels d’offres publics.

À l’horizon 2026, la dématérialisation s’étendra à l’ensemble des transactions B2B (publiques et privées). Chorus Pro deviendra alors le Portail Public de Facturation (PPF). En tant qu’opérateur de dématérialisation, nous accompagnons nos clients pour qu’ils puissent émettre et recevoir leurs factures directement dans l’ERP iXbat sans faire appel à une PDP, en respectant les exigences légales de septembre 2026. Aujourd’hui, nous transmettons les factures vers Chorus Pro, et demain, nous les enverrons vers le PPF. Nous développons actuellement un connecteur qui assurera cette transition sans problème pour nos clients, en respectant les exigences légales de septembre 2026.

Nous sommes constamment en veille technologique pour garantir que notre ERP soit à jour. Nos clients actuels et futurs peuvent être assurés que nous serons prêts pour cette transition, leur permettant de continuer à travailler sans interruption.

Notre ERP iXbat est l’outil idéal pour vous aider à optimiser vos processus de facturation. Demandez votre démo iXba!

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