Lorsque l’on parle de visibilité sur un chantier, plusieurs aspects entrent en compte : la sécurité des ouvriers, la gestion des ressources, la coordination des équipes et la communication entre toutes les parties prenantes au projet (client, entreprise du BTP, fournisseurs, sous-traitants, etc.). Les directeurs et les conducteurs de travaux, à qui l’on pourrait facilement donner la casquette de chef d’orchestre, sont souvent confrontés à l’absence ou à l’insuffisance de remontées d’informations fiables et en temps réel, qu’ils peinent à traiter. Ainsi, gagner en visibilité devient crucial pour éviter l’enlisement de leurs chantiers avec une gestion non maîtrisée. Retrouvez, dans cet article, nos 4 conseils pour y arriver.
Manque de visibilité sur vos chantiers : quel impact pour votre entreprise ?
Avant de s’étendre sur les moyens à disposition pour gagner en visibilité sur vos chantiers, attardons-nous sur les risques que vous encourrez à ne pas assurer régulièrement le suivi de vos budgets et de vos plannings.
Pour différentes raisons, certaines entreprises ne réussissent pas à centraliser leurs données de chantier au fil de l’eau. Elles attendent souvent la fin du chantier pour le faire. Malheureusement, cela conduit à des oublis ou des pertes d’informations, faussant les résultats des chantiers . Pour les plus assidus, la collecte de données via papier ou Excel ainsi que la consolidation manuelle sont sources d’erreurs et rendent les vérifications de la cohérence, compliquées voire impossibles. Tout directeur ou conducteur de travaux, gérant plusieurs chantiers en même temps, n’a pas le temps de « courir » après les chefs de chantier pour le pointage des heures, ou derrière des fournisseurs pour récupérer les factures. Pourtant, il est obligé de recenser ces informations pour les affecter sur le bon chantier. Evidemment, la collecte de données arrive souvent plus tard, réduisant ainsi le temps de réaction de l’entreprise pour identifier les dépassements par rapport au budget et prendre les mesures correctives.
4 conseils pour gagner en visibilité sur vos chantiers
1. Etablir un budget
Tout se joue dès la création de votre budget. Au plus précis, vous saurez mesurer la différence entre le coût de votre chantier, déterminé en amont, et ce qu’il nécessite réellement, au mieux vous gagnerez en visibilité. En pratique, vous comparerez le budget travaux à ce qui a été négocié avec le client, afin de vous assurer que le chantier a été bien vendu ou non. Si votre budget est bien réalisé, vous réussirez à maîtriser les quantités de fournitures, de main d’œuvre, de matériel ou de sous-traitance qu’il faut commander ou utiliser.
2. Suivre les dépenses et les recettes
Le suivi des dépenses et des recettes doit être effectué bien avant de recevoir les factures ou de réaliser la paie. Plus vous vous y prendrez tôt pour valoriser les fournitures, notamment, plus vous aurez le temps d’anticiper les dépenses et de faire des choix stratégiques pour votre chantier. L’objectif d’un suivi budgétaire n’est pas de faire des constatations mais de prendre des mesures pour rétablir l’équilibre financier en cas d’éventuelle dérive sur l’une des quatre familles de dépenses (fournitures, main d’œuvre, matériel et sous-traitance). Avec un logiciel adapté au BTP, le suivi des dépenses affectées au chantier se fait en temps réel. De même, les rapprochements des factures aux réceptions ou aux commandes, le transfert des heures pour la paie ainsi que le contrôle des situations sous-traitants sont automatisés.
3. Remplacer Excel en centralisant les données dans un ERP métier
Si vous êtes un adepte d’Excel pour gérer votre entreprise de BTP ou vos chantiers, vous avez sans doute été confronté plus d’une fois à ces difficultés, à savoir :
- Les erreurs de saisie ;
- Les doublons ;
- Les problèmes de synchronisation des versions ;
- Les suppressions de fichiers involontaires ;
- Les problèmes de sécurité ;
- La difficulté à consolider et partager des données/informations/résultats ;
- Etc.
Au quotidien, ces problèmes peuvent jouer sur la visibilité que vous avez de vos chantiers. Les données ne s’actualisant pas en temps réel, vous pouvez vous retrouver avec des fournitures indisponibles sur le chantier (commande faite trop tardivement par exemple), des plannings de main d’œuvre mal optimisés, ou une absence de suivi régulier sur les chiffres fournis par vos collaborateurs.
4. Planifier méthodiquement votre chantier
Livraison de fournitures, sourcing de main d’œuvre, intervention des sous-traitants… un chantier se planifie bien en amont, si vous voulez le mener à terme. Si le processus demande du temps de préparation, c’est, finalement, pour en gagner plus tard, lorsque le chantier aura démarré.
Un bon planning des opérations peut prévoir une marge d’erreur en cas d’aléas – qui sont souvent nombreux sur des chantiers ! – tels que des pénuries (main d’œuvre ou fournitures), des retards côté sous-traitant ou une météo capricieuse. Il permet également aux différentes parties prenantes de rester informées des changements éventuels qui peuvent avoir lieu sur le chantier et d’avoir une vue globale de son avancée.
Plus l’entreprise gère de chantiers, plus il est nécessaire qu’elle s’équipe d’un outil dédié au suivi de ses activités. L’ERP (Entreprise Resource Planning) BTP entre alors dans le jeu en automatisant l’agrégation et la transformation de données nécessaires au pilotage des chantiers. Par ailleurs, le suivi en temps réel de l’activité implique que les plannings et le suivi budgétaire soient optimisés… et seul l’ERP BTP le permet. Grâce à sa base de données alimentée par des flux continus, un conducteur de travaux ou un dirigeant d’entreprise peut suivre l’avancée de son chantier et anticiper tout ce qui pourrait le retarder.
iXbat : gagner en visibilité sur vos chantiers avec notre ERP BTP
l’ERP iXbat est le fruit de plus de 20 années d’expertise dans le développement de solutions de gestion dédiées aux métiers du BTP. Parmi ses fonctionnalités phares, il propose un module Suivi de chantier entièrement adapté aux problématiques que vous pourriez rencontrer dans la gestion de vos chantiers, avec :
- Un planning opérationnel qui facilite la planification des ressources et des équipes ;
- Un budget d’exécution tenant compte des choix techniques d’exécution pour suivre au plus près la réalisation du chantier ;
- Une prise de commande en mobilité sur chantier ou au comptoir dans un processus achat global et maîtrisé ;
- Une GED (gestion électronique de document) pour visualiser tous les documents relatifs aux chantiers ;
- Des tableaux de bords d’analyse, de synthèse et de consommation ;
- Et bien d’autres fonctionnalités encore…
Par son exhaustivité, le module Suivi de chantier permet aux directeurs ou conducteurs de travaux de visualiser – opérationnellement et comptablement – l’ensemble de situations de leurs chantiers au sein d’une seule et même interface.
Si vous êtes intéressé par cette solution, demandez dès à présent une démo.
