Logiciel de gestion des achats dédié au BTP
iXbat : une solution complète de gestion des achats dans le BTP
La gestion des achats représente un défi majeur pour les entreprises du BTP. Un logiciel de gestion des achats spécialisé dans le BTP permet d'automatiser et rationaliser l'ensemble des processus, du sourcing à la facturation. Grâce à des fonctionnalités adaptées au secteur, ces solutions optimisent le suivi des commandes, la relation fournisseurs et le contrôle des coûts. Découvrez comment moderniser votre gestion des approvisionnements avec une solution digitale performante.
Le logiciel de gestion des achats intégré à l'ERP BTP iXbat est une solution complète pour la gestion des achats et des approvisionnements. Il a été spécialement conçu pour les entreprises du bâtiment et des travaux publics.
Notre logiciel de gestion des achats vous permet de suivre avec précision vos achats :
- consultation des fournisseurs et sous-traitants
- émission de la commande
- suivi des réceptions
- contrôle des factures fournisseurs par le rapprochement de la facture à la commande ou au bon de livraison
- intégration comptable.
L’historique des achats, les tableaux de bord et indicateurs intégrés seront des aides précieuses dans votre processus d’achats.
Un logiciel de gestion des achats en SaaS, sur ordinateur ou smartphone
Le logiciel de gestion des achats iXbat est disponible :
- sur PC pour la gestion complète de vos achats
- mais également sur smartphone pour permettre à vos conducteurs et à vos chefs de chantier de faire des demandes de prix et des commandes directement sur le chantier.
L’ensemble du cycle Achat au sein d’iXbat est destiné à favoriser la marge de votre entreprise, en améliorant la productivité et en éliminant les tâches de ressaisies et de traitement manuel.
Efficacité
Fiabilité
Performance
Digitalisez votre processus achat
Grâce au logiciel de gestion des achats intégré à notre ERP SaaS, vous pouvez gérer votre processus d’achat en plusieurs étapes dont toutes ne sont pas obligatoires.
1) La demande d’achat ou consultation de fournisseurs
Elle permet de consulter plusieurs fournisseurs sur la base d’une liste d’articles. Les consultations auprès des fournisseurs sélectionnés, sont générées automatiquement à partir de l’étude de prix ou de la contre étude ou saisies manuellement.
Le retour des fournisseurs permet de comparer les offres, mais aussi d’historiser les prix pour connaitre les variations de prix sur un article pour les futures consultations.
Suite au choix du fournisseur, la commande est générée automatiquement à partir de la demande d’achat ou saisie manuellement à partir de la bibliothèque d’articles ou des catalogues fournisseurs disponibles.
Un circuit d’approbation des commandes, par exemple pour le contrôle des plafonds de commande, peut être mis en place au sein du logiciel de gestion des achats via des workflows paramétrables.
2) La réception de fournitures
Elle matérialisera la dépense sur le chantier, ou l’entrée en stock sur le dépôt ainsi que la génération d’une écriture de facture à recevoir (ou FNP).
3) Le contrôle des factures fournisseur
Intégré au logiciel de gestion des achats, il permet de gérer les écarts de prix ou de quantité, de faire un suivi des factures en litige et de générer une demande d’avoir.
Les fondamentaux d’un système de gestion achats
Du tableur Excel aux solutions ERP modernes
La transition vers des outils modernes de pilotage devient indispensable face aux limitations du tableur Excel. Il n'est d'ailleurs par rare que les entreprises du BTP constatent une perte de plusieurs heures par semaine dans leur gestion des achats, due aux erreurs de saisie manuelle et aux versions multiples des fichiers.
Les solutions ERP comme iXbat apportent une réponse concrète à ces défis quotidiens. Leur base de données unique élimine les doubles saisies tandis que leurs interfaces intuitives facilitent la collaboration entre services, dont celui de la gestion des achats.
La synchronisation en temps réel des données permet désormais aux acheteurs de prendre des décisions rapides basées sur des informations fiables. Les tableaux de bord personnalisables offrent une vision claire des performances et des tendances d'achat.
L'importance d'un stock unique centralisé
La centralisation des données de stock transforme radicalement la gestion quotidienne des approvisionnements. Un entrepôt virtuel unique permet une visibilité instantanée sur l'ensemble des marchandises, quel que soit leur emplacement physique.
Cette approche révolutionne le suivi des mouvements de marchandises grâce à une traçabilité complète, du bon de commande à la livraison. La détection automatique des seuils d'alerte déclenche les réapprovisionnements au moment optimal.
Les acheteurs disposent au sein du logiciel de gestion des achats d'une vue consolidée sur les niveaux de stock multi-sites, facilitant l'optimisation des rotations et la mutualisation des ressources. Un tableau de bord centralisé permet d'anticiper les besoins et d'éviter les ruptures tout en maintenant un niveau de stock adapté à l'activité.
L'intégration avec la comptabilité entreprise
La synchronisation automatique des données d'achat vers le système comptable révolutionne le suivi financier. Les factures fournisseurs se transforment instantanément en écritures comptables, tandis que les règlements sont automatiquement rapprochés grâce au logiciel de gestion des achats.
Un module dédié permet d'affecter chaque dépense au bon compte analytique, offrant une ventilation précise des coûts par service ou projet. Les équipes financières accèdent directement aux documents justificatifs numérisés depuis leur interface comptable.
Les rapports consolidés permis par un logiciel de gestion des achats facilitent le pilotage budgétaire et l'analyse des postes de dépenses.
Les avantages d’une solution d’approvisionnement
La mise en place d'une solution digitale d'approvisionnement transforme radicalement la productivité des équipes achats. Les acheteurs gagnent plusieurs heures par semaines grâce à l'automatisation des tâches répétitives comme la saisie des commandes ou la validation des factures.
Avec un logiciel de gestion des achats optimum, la qualité des relations fournisseurs s'améliore significativement avec une meilleure traçabilité des échanges. Un portail dédié permet aux partenaires commerciaux de suivre leurs commandes et livraisons en temps réel.
L'automatisation des bons de commandes
La génération automatique des bons de commande révolutionne le processus d'achat. Un système moderne intégré à un logiciel de gestion des achats crée instantanément ces documents à partir des demandes validées, en appliquant les règles spécifiques à chaque service.
Les acheteurs bénéficient d'une validation électronique rapide grâce aux workflows personnalisables. La plateforme associe automatiquement les numéros de commande aux factures correspondantes, facilitant le rapprochement des documents.
Les modèles standardisés garantissent l'uniformité des informations essentielles :
- références produits
- conditions tarifaires négociées
- délais de livraison.
La numérisation des bons de commande permet leur archivage structuré, rendant chaque document accessible en quelques clics.
Sur le logiciel de gestion des achats intégré à iXbat, un tableau de bord dédié offre une vue d'ensemble sur le statut des commandes :
- en attente
- validées
- expédiées
- ou livrées.
La maîtrise des coûts et des stocks
La valorisation précise des stocks transforme la gestion financière des entreprises. Un suivi rigoureux des entrées-sorties permet d'identifier les articles à forte rotation et d'ajuster les quantités commandées selon les besoins réels.
Avec votre logiciel de gestion des achats, les alertes paramétrables sur les seuils critiques réduisent les immobilisations financières superflues.
Le calcul automatisé du prix de revient moyen pondéré garantit une évaluation juste du stock. Cette méthode révèle les produits les plus rentables et permet d'optimiser la politique d'achat. Les tableaux de bord personnalisés facilitent le suivi des indicateurs clés comme la rotation des stocks ou le taux de service.
Réduire les traitements administratifs
Le logiciel de gestion des achats d'iXbat supprime les traitements manuels grâce au rapprochement automatiquement des commandes, bons de réception et factures.
La saisie manuelle de la facture, chronophage et source d’erreur, est remplacée par la solution de dématérialisation LAD RAD (lecture et reconnaissance automatique de documents) et l’OCR (reconnaissance optique de caractères) qui permet la gestion et la numérisation des factures papier ou mail.
Ainsi la LAD-RAD de notre logiciel de gestion des achats détecte toutes les références présentes sur la facture et rapproche la facture des commandes, situations des sous-traitants, contrat de location ou réceptions correspondantes.
La facture est alors intégrable en comptabilité en cas d’écarts de prix ou de quantité, le logiciel Gestion Achats génère une demande d’avoir et permet un suivi des factures en litige.
D'ailleurs : l'ERP BTP iXbat intègre également un logiciel de devis / facture BTP.
Le logiciel de gestion des achats simplifie et accélère le processus de validation des factures. Les factures suivent un circuit de validation interne dans un workflow paramétrable.
Ainsi les conducteurs de travaux et/ou les valideurs de niveau supérieur donnent leur approbation pour le paiement des factures directement dans le logiciel.
Le service comptabilité visualise le bon à payer des opérationnels dans la comptabilité iXbat et le statut de chaque facture fournisseur est connu.
Avec le logiciel Gestion Achats vous calculez en temps réel vos FNP (factures non parvenues) et les CCA (charges constatées d’avance) qui sont transmises automatiquement au logiciel de comptabilité iXbat.
Les solutions leaders du marché en 2025
Les plateformes ERP complètes
Les plateformes ERP leaders proposent une gestion unifiée des processus d'entreprise. Ces solutions intègrent nativement la gestion des achats dans un écosystème plus large, permettant une synchronisation parfaite avec la production et la finance.
La puissance des plateformes dédiées à un secteur d'activité – comme iXbat avec son ERP dédié au BTP – réside dans leur capacité à gérer simultanément les approvisionnements directs et indirects, tout en maintenant une traçabilité exhaustive des transactions, en tenant compte des spécificités d'une industrie ou d'un marché.
Les logiciels spécialisés achats
Les solutions spécialisées en gestion des achats répondent aux besoins précis des départements approvisionnement. À la différence des ERP généralistes, ces outils proposent des modules experts dédiés au cycle d'achat complet.
Un outil comme iXbat, pourtant intégré à un ERP en SaaS, se distingue par sa maîtrise pointue du secteur BTP. Sa plateforme permet un suivi ultra-détaillé des commandes de matériaux et une gestion fine des appels d'offres fournisseurs.
Des solutions open source disponibles
Les solutions open source transforment l'approche de la gestion des achats en 2025 pour les petites structures. On retrouve ainsi sur Internet des solutions aux interfaces ergonomiques qui facilitent la création de bons de commande et le suivi des livraisons… mais :
- sans les avancées technologiques offertes par des solutions professionnelles
- et sans le support qu'offre par exemple iXbat à ses clients.
Des logiciel de gestion des achats gratuits pour débuter ?
Des logiciels de gestion des achats gratuits existent donc et peuvent constituer d'intéressantes alternatives pour démarrer la digitalisation des approvisionnements lorsqu'on pilote une petite entreprise. Ces outils proposent des fonctionnalités essentielles :
- suivi des commandes
- création de bons d'achat
- et tableaux de bord basiques.
Pour les TPE et artisans, un logiciel de gestion des achats sans frais représente une option idéale… si sa prise en main s'avère rapide. Les PME et grandes entreprises ont tout intérêt à rapidement se tourner vers une solution premium comme celle offerte par iXbat.
Choisir entre un logiciel des achats en ligne ou access local
Avantages des systèmes cloud
L'adoption d'une solution cloud transforme radicalement l'agilité des équipes achats. La flexibilité d'accès d'un logiciel de gestion des achats en ligne permet aux collaborateurs de consulter les données depuis n'importe quel appareil connecté, favorisant une réactivité accrue dans la prise de décision.
Les mises à jour automatiques garantissent l'accès aux dernières fonctionnalités sans intervention technique complexe.
Solutions hébergées en local
L'installation d'un logiciel de gestion des achats sur site garantit une maîtrise totale de vos données sensibles. Cette approche séduit particulièrement les entreprises soumises à des réglementations strictes en matière de confidentialité des informations d'achat.
Un serveur dédié permet une personnalisation approfondie des paramètres techniques et une adaptation précise aux protocoles de sécurité internes. Les équipes informatiques apprécient la possibilité d'intervenir directement sur l'infrastructure pour optimiser les performances selon leurs besoins spécifiques.
Pour autant, il est tout de même conseillé en 2025 de passer sur une solution ERP BTP en SaaS comme iXbat pour votre gestion des achats avec :
- un lissage des coûts d’exploitation d’un ERP
- la mise de côté des problèmes d’infrastructure informatique
- le bénéfice d’un haut niveau de sécurité de ses données
- et bien sûr, un accès 24h/24 7j/7.
Comment optimiser votre planning des achats
Création d'un calendrier d'approvisionnement
La mise en place d'un calendrier d'approvisionnement intelligent révolutionne la planification des commandes. L'automatisation des alertes permet d'anticiper les besoins selon les délais fournisseurs et les niveaux de stock minimum.
Un système de priorisation catégorise vos produits selon leur criticité :
- matières premières stratégiques
- consommables réguliers ou achats ponctuels.
Cette classification détermine la fréquence optimale des commandes.
Les tableaux de bord dynamiques d'un logiciel de gestion des achats visualisent les périodes de forte activité et adaptent automatiquement les volumes commandés.
La programmation des dates de livraison tient compte des contraintes logistiques comme les horaires de réception ou la disponibilité des quais de déchargement.
Logiciel de gestion des achats : support et formation inclus
Un programme d'accompagnement complet sur iXbat garantit une prise en main rapide de l'outil. Les utilisateurs bénéficient d'un parcours d'apprentissage personnalisé avec des sessions pratiques en situation réelle.
Une base documentaire régulièrement mise à jour regroupe guides, tutoriels vidéo et cas d'usage. Les équipes peuvent ainsi monter en compétence à leur rythme sur les différentes fonctionnalités du logiciel de gestion des achats.
Une assistance technique multicanal reste disponible pour répondre aux questions :
- chat en direct
- hotline téléphonique
- ou tickets de support.
Un expert iXbat dédié accompagne chaque entreprise dans l'optimisation de ses processus d'achat.
Logiciel de gestion des achats dans le BTP : ce qu’il faut retenir
Comment faire la gestion des stocks et des achats ?
La maîtrise des approvisionnements passe par une organisation méthodique des chantiers. Un responsable stocks centralise les demandes des différents sites et planifie les livraisons selon les besoins prioritaires. Cette approche évite les commandes en urgence, souvent plus coûteuses.
Le suivi numérique des matériaux permet une traçabilité optimale depuis la réception jusqu’à leur utilisation. Les équipes terrain utilisent des applications mobiles pour scanner les articles et mettre à jour les quantités en temps réel. Une gestion précise des rotations garantit une optimisation des espaces de stockage. D’où l’intérêt en 2025 d’utiliser un logiciel de gestion des achats.
La dématérialisation des bons de livraison simplifie le rapprochement avec les factures fournisseurs. Cette synchronisation accélère le traitement comptable tout en réduisant les erreurs de saisie. Un tableau de bord personnalisé permet de visualiser rapidement les niveaux critiques et d’anticiper les réapprovisionnements.
Comment faire un planning des achats ?
Le module planning d'iXbat simplifie la programmation des commandes grâce à son interface intuitive. Les conducteurs de travaux peuvent planifier leurs besoins en approvisionnements directement depuis leur tablette ou smartphone.
Une vue calendaire dynamique permet d'anticiper les dates clés et de synchroniser les livraisons avec l'avancement des chantiers. Les alertes automatiques signalent les commandes urgentes à traiter, tandis que la fonction prévisionnelle analyse les historiques pour suggérer les quantités optimales.
Les équipes terrain bénéficient d'une application mobile dédiée pour ajuster leurs plannings en temps réel.
Quel est le logiciel de gestion le plus utilisé ?
Le logiciel de gestion des achats iXbat se distingue par son expertise pointue du secteur BTP. Son tableau de bord personnalisable permet aux acheteurs d'analyser leurs dépenses par corps de métier et par chantier. La solution facilite le suivi budgétaire grâce à des alertes automatiques sur les dépassements.
L'interface connectée synchronise les données entre le bureau d'études, les conducteurs de travaux et le service achats. Cette approche collaborative réduit significativement les erreurs de commande et accélère le processus de validation des factures fournisseurs.
Un atout majeur de notre logiciel de gestion des achats réside dans sa capacité d'analyse prédictive qui anticipe les besoins en matériaux selon l'avancement des chantiers. Les entreprises peuvent ainsi négocier des tarifs préférentiels grâce à une meilleure visibilité sur leurs volumes d'achats.
L’ERP BTP iXbat : plus loin que la gestion des achats
Logiciel facturation BTP
Logiciel comptabilité BTP