Suivi de chantier, comptabilité, facturation… Les entreprises dans le secteur du BTP ont une multiplicité d’informations à gérer. Pour faciliter leurs tâches quotidiennes, elles se retrouvent de plus en plus nombreuses à s’équiper d’un logiciel bâtiment, développé et adapté aux problématiques spécifiques du secteur BTP. Au quotidien, ces solutions facilitent la gestion des chantiers par leur richesse fonctionnelle et leur ergonomie. Ils constituent également un atout précieux pour améliorer la productivité, réduire les tâches à faible valeur ajoutée et garantir la conformité face aux évolutions réglementaires.
Mais quelles sont les fonctionnalités clés recherchées dans un logiciel bâtiment ? Et quels avantages présente le mode Saas pour ce type de solution ? Explications.
Logiciel bâtiment : de quoi parle-t-on ?
Comment définir le logiciel bâtiment ?
Un logiciel bâtiment s’apparente à un système d’informations qui recense et met à jour toutes les données d’une entreprise. Grâce à ses modules spécialisés, tels que la gestion de chantier ou la facturation de situation de travaux, il est conçu pour répondre le mieux possible aux problématiques des entreprises du bâtiment et des travaux publics. Par exemple, le module de facturation de l’ERP BTP iXbat tient immédiatement compte du prorata, de la retenue de garantie, des cautions et du paiement direct indispensables à votre activité. De plus, ce type de logiciel s’adapte parfaitement à votre organisation en segmentant d’office les différents pôles de votre service. Ainsi, les chargés d’études, les gestionnaires de parc, les chefs de chantier ou encore les comptables disposent chacun de leur propre espace pour gérer leur activité. Un ERP bâtiment s’impose donc comme une solution de gestion incontournable pour piloter et optimiser l’activité d’une entreprise dans le secteur du BTP.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel bâtiment
Pour être efficace, un logiciel bâtiment doit offrir une gamme complète de fonctionnalités adaptées aux besoins du BTP :
- Suivi de chantier : c’est le cœur de tout logiciel BTP ! Cette fonctionnalité a pour vocation de centraliser l’ensemble des informations essentielles pour le pilotage des chantiers : gestion budgétaire, dépenses et recettes, marges, suivi d’activité, stock, tableaux de bord, reporting etc.
Un suivi de chantier efficace permet d’obtenir les bonnes informations en temps réel, et confère une vision précise sur la performance et le déroulement des travaux, directement depuis le logiciel. - Gestion des sous-traitants : la sous-traitance est un élément important à prendre en compte pour les entreprises BTP. Grâce à un logiciel bâtiment dédié, il devient plus facile de contrôler ces activités, ainsi que les contrats et la conformité administrative qui y est associée. Un logiciel adapté permet de superviser l’avancement des travaux, de la consultation au paiement. Il mesure la performance des sous-traitants et confère une vision accrue via la génération de rapports et des tableaux de bord.
- Facturation et gestion comptable : un logiciel dédié au BTP propose l’ensemble des formats de facture adaptées au secteur (simple ou diverse, situations de travaux, facturation de la cotraitance et groupement, factures intragroupes etc.) et assure leur conformité au cadre légal. Les logiciels bâtiments permettent aussi de gagner du temps dans la saisie en automatisant les calculs.
- Étude de prix :un logiciel BTP intègre un module permettant de chiffrer l’ensemble des projets de manière précise et d’apporter de la visibilité sur la rentabilité prévisionnelle des chantiers. Il prend en compte l’ensemble des éléments spécifiques aux métiers du BTP : matériaux, main-d’œuvre et sous-traitance notamment.
- Gestion des stocks : les logiciels bâtiment permettent de limiter le surstockage ou les ruptures de stock. Ils confèrent une vision en temps réel sur la disponibilité des stocks pour s’organiser au mieux, anticiper les besoins et organiser les approvisionnements de manière efficace.
- Saisie mobile : un logiciel BTP moderne doit intégrer la possibilité de gérer les chantiers à distance via des interfaces mobiles intuitives et ergonomiques. Cela permet aux équipes de rester connectées, peu importe où elles se trouvent, et d’obtenir des informations fiables en temps réel pour optimiser la conduite des projets.
Mais ce n’est pas tout ! Les logiciels bâtiments peuvent intégrer d’autres fonctionnalités permettant par exemple gérer efficacement les achats, le parc matériel ou encore la gestion des chantiers en groupement et SEP. Vous l’aurez compris, un logiciel bâtiment vous donne toutes les cartes en main pour piloter au mieux vos projets.
Logiciel bâtiment : les bénéfices pour mon entreprise
Adopter un logiciel bâtiment est essentiel pour répondre aux enjeux propres au secteur du BTP. S’équiper de ce type de solution est aussi un moyen efficace de prendre une longueur d’avance sur ce marché très concurrentiel ! Que vous soyez dirigeant d’entreprise ou directeur de travaux, un logiciel adapté vous permettra de gérer efficacement vos chantiers et vos équipes. Voici trois avantages clés conférés :
- Gestion optimisée des chantiers grâce au suivi en temps réel de l’avancement des travaux, des évolutions budgétaires et des délais. Peu importe leur emplacement, les équipes peuvent enregistrer et suivre facilement les activités. À travers les tableaux de bord et les outils de reporting personnalisés, les dirigeants et conducteurs de travaux obtiennent une vision claire, instantanée et à jour des performances. Les écarts sont ainsi évités, et les décisions sont affinées grâce à des indicateurs de performance fiables et précis.
- Collaboration dynamisée entre les différents acteurs sur les chantiers grâce à l’intégration et au partage de toutes les informations au sein d’une solution unique. Cela participe à la fiabilité des données et évite les risques de doublon pour une meilleure coordination des équipes et une exécution plus fluide des projets.
- Automatisation des processus pour réduire la charge de travail manuel, le risque d’erreurs et gagner un temps considérable. Cela concerne par exemple la numérisation des factures fournisseurs, la gestion des sous-traitants ou le pointage de la main-d’œuvre.
Quels sont les critères pour choisir son logiciel bâtiment ?
Comme tout changement, la mise en place d’un logiciel bâtiment doit être réfléchi en amont pour correspondre au mieux aux besoins de l’entreprise.
Voici une liste non exhaustive des principaux critères à prendre en compte dans le choix de son logiciel bâtiment.
Les fonctionnalités présentes et l’approche sur mesure
Vous l’aurez compris… Un logiciel bâtiment efficace et pertinent pour votre activité doit présenter certaines fonctionnalités répondant aux problématiques du métier telles que :
- La performance dans le chiffrage ;
- Le pilotage de l’activité ;
- La conformité des factures ;
- La maitrise des sous-traitants ;
- La fiabilité des rapports de chantier.
Chaque société est unique ! C’est pourquoi, en plus de proposer une large gamme de modules pour répondre à chaque besoin, il est essentiel que le logiciel bâtiment soit paramétrable et s’adapte aux spécificités de chaque entreprise. Misez donc sur une approche personnalisée, en adéquation totale avec les besoins de vos projets.
La prise en main du logiciel
Dans le choix d’un logiciel bâtiment qui nécessite beaucoup de modules, vous devrez rester attentif à la facilité de la prise en main de la solution pour ne pas perdre trop de temps à se l’approprier. Nombre de modules, vocabulaire utilisé, fonctionnalités métier…La solution doit pouvoir s’adapter à vos besoins sans complexifier la gestion de l’entreprise. Dans cette optique, un logiciel métier est idéal car il a été conçu pour répondre aux problématiques spécifiques à votre secteur. Par exemple, un chargé de bureau d’études travaillera en terrain connu car il retrouvera les fonctionnalités qui lui sont nécessaire, telles que la bibliothèque d’ouvrage, ou encore le vocabulaire propre à son domaine.
Le type de logiciel
ERP, CRM, logiciel de Suivi de chantiers, de devis, facturation… un logiciel bâtiment au sens large présente plusieurs formes et fonctionnalités. Un ERP par exemple, vous permet de centraliser l’ensemble des outils nécessaire à la gestion de votre entreprise.
Le mode d’hébergement du logiciel
Enfin, l’un des critères essentiels dans la recherche du logiciel bâtiment idéal réside dans son mode d’hébergement, de type Saas (Software as a Service) ou On-Premise. Dans le premier cas, le logiciel est considéré comme un service délocalisé puisqu’il est hébergé en ligne chez un éditeur. Dans le second cas, la solution est installée dans les locaux de l’entreprise, directement sur son réseau ou ses postes de travail.
Nous vous recommandons d’utiliser le modèle Saas et voici pour quelles raisons.
Logiciel bâtiment en mode Saas : définition
Le modèle Saas est un type d’architecture permettant aux entreprises de s’abonner à un logiciel à distance plutôt que de devoir implémenter celui-ci sur les terminaux ou serveurs internes à l’entreprise. La solution est ainsi installée et hébergée sur les serveurs d’un éditeur de logiciel et l’accès se fait en se connectant via une plateforme en ligne. L’ensemble des données produites par l’entreprise est donc accessible par n’importe quel membre du personnel disposant des codes d’accès du service. Dans le cas d’un logiciel bâtiment, la centralisation et l’accessibilité des informations offrent, par exemple, un suivi des dépenses et des recettes du chantier depuis n’importe quel lieu, du moment que la connexion à la plateforme est possible.
Logiciel bâtiment en mode Saas : quels avantages ?
#1 Un investissement initial moins important
Choisir un logiciel bâtiment en mode Saas permet de transformer la nature de vos dépenses. En effet, l’achat d’un logiciel en mode On-Premise correspond à une dépense d’investissement (CAPEX) car celle-ci est immédiate. Dans le cas d’un logiciel en mode Saas, le montant à régler est mensuel, elle appartient donc aux coûts d’exploitation de l’entreprise (OPEX). Les coûts sont ainsi plus facilement calculables et optimisables pour l’entreprise. De plus, en choisissant un logiciel bâtiment en mode Saas, une entreprise passe par un prestataire externe, ce qui lui permet de réduire les coûts liés à l’installation, à l’utilisation et à la maintenance de la solution.
#2 Un allègement de la gestion informatique
Avec le mode Saas, l’hébergement, les mises à jour, la maintenance et l’accès aux nouveaux modules sont pris en compte dans l’abonnement. Cette offre tout-en-un, permet ainsi de décharger les équipes informatiques de votre entreprise. De plus, ce modèle offre une plus grande accessibilité : peu importe l’appareil ou l’endroit où ils sont, les collaborateurs accèdent en un clic, à toutes les informations en lien avec le chantier du moment qu’ils disposent d’une connexion internet.
#3 Un niveau de sécurité élevé
Avec le mode Saas, les données sont sauvegardées automatiquement sur des sites externalisés qui garantissent un niveau de protection élevé. Plus besoin de multiplier les sauvegardes en cas de matériel défaillant, toutes les informations essentielles concernant le suivi de chantier, la comptabilité ou le parc matériel sont automatiquement sauvegardées.
#4 Un modèle adaptatif
Un logiciel bâtiment en mode Saas s’ajuste aux besoins de l’entreprise qui peut, ainsi, choisir le nombre de modules qu’elle souhaite intégrer à son ERP et la durée de son abonnement. Cette flexibilité permet un paramétrage précis capable de répondre à des besoins spécifiques, grâce à une offre sur mesure.
#5 Une accessibilité garantie
De plus, ce modèle offre une plus grande accessibilité : peu importe l’appareil ou l’endroit où ils sont, les collaborateurs accèdent en un clic à toutes les informations en lien avec le chantier du moment qu’ils disposent d’une connexion internet. Le SaaS est donc idéal pour collaborer en temps réel, à distance comme au bureau !
#6 Une solution évolutive
En cas d’évolution de l’activité telle que la volonté de mettre en place de la mobilité sur les chantiers ou encore l’envie de se diversifier, la solution suit le mouvement. Les logiciels bâtiment en mode SaaS permettent ainsi de répondre aux exigences actuelles et futures. Grâce à l’évolutivité de ce type de solution, les entreprises bénéficient de nouveaux outils au fur et à mesure que les besoins du marché BTP évoluent. Les solutions intègrent régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour suivre les évolutions réglementaires et prendre en compte les retours des utilisateurs.
Parfaitement adapté aux problématiques du BTP, le modèle Saas est recommandé lors du choix d’un logiciel bâtiment. Adaptatif, sécurisé et facile d’utilisation, il s’impose comme une solution de premier choix pour piloter une entreprise dans ce secteur. Dans cette optique, iXbat a développé un ERP BTP en mode Saas qui répond à tous les enjeux du métier. Avec ses 16 modules spécialisés, allant de l’étude de prix jusqu’à la compatibilité en passant par le suivi de chantier, la facturation, notre solution vous permettra de maîtriser l’ensemble des processus métier tout en gardant la maîtrise sur votre budget. Plus qu’un logiciel, c’est un véritable bras-droit des dirigeants d’entreprise du BTP et des directeurs de travaux que nous proposons.
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