Si vous lisez cet article, c’est que vous n’avez – presque – plus besoin d’être convaincu sur les avantages de recourir à un ERP dans votre secteur. Désormais, vous allez devoir choisir le logiciel qui répondra le plus à vos attentes et à vos besoins. A moins de savoir vers quel éditeur vous tourner, vous n’avez qu’une mince idée de celui qui sera le plus adapté à votre entreprise. Après quelques recherches en ligne ou via le bouche-à-oreille, vous voilà avec une dizaine de candidats que vous allez devoir challenger sur leur produit. C’est donc le moment de passer à la tant redoutée consultation avec l’écriture du cahier des charges. Qu’y inscrire ? Par où commencer ? Retrouvez dans cet article les grands points à connaitre pour rédiger cet outil.
La structure du cahier des charges
Phase préliminaire : la mise en place de l’équipe dédiée au projet ERP
Avant de passer à la rédaction du cahier des charges, il est important que le projet ERP soit porté par un responsable de projet accompagné d’une équipe de collaborateurs internes. La réussite du projet passe en partie par la création de ce groupe qui doit impliquer au moins :
- Une personne de la direction. Sa présence reflète la volonté de la direction d’être entièrement impliquée dans le projet ; un message véritablement encourageant notamment pour la conduite du changement ;
- Une personne responsable de l’opérationnel ;
- Un chef de projet.
Si la taille de l’entreprise influence le nombre de participant à ce projet, il est néanmoins essentiel de ne pas mettre la responsabilité du projet sur une seule et même personne.
💡Pensez à vous faire conseiller par des prestataires externes tels que les consultants AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage), rompus à l’exercice de rédaction du cahier des charges !
1.La présentation de l’entreprise
Les éditeurs de logiciel doivent avoir une idée précise de l’entreprise qui utilisera leur ERP et de ce qu’elle attend d’eux. En effet, un ERP peut convenir à certains types de structures et pas à d’autres, être utilisé par une typologie variée d’utilisateurs ou non, être développé par l’intégrateur de l’entreprise, etc.
Aussi, pour éclairer les éditeurs dans leurs réponses à la consultation, vous allez présenter votre entreprise. Cela passe par indiquer le nombre de chantiers par an, préciser le nombre de salariés, expliquer vos contraintes métiers ou organisationnelles, identifier vos clients cibles, ou encore décrire votre environnement technique actuel.
C’est également à cette étape que vous pourrez analyser vos pratiques sur les processus existants : analyse des flux de travail, identification des rôles et responsabilités de chacun, interaction entre les services, utilisation des technologies en place, etc.
💡Pour clarifier vos explications, n’hésitez pas à fournir de la documentation (schéma des flux, fiche pratique, cas concrets, etc).
Enfin, n’oubliez pas de lister les contraintes qui pourraient venir perturber le bon déroulement du projet.
En résumé, cette phase est un exercice de mise à plat de votre entreprise, sans les détails superficiels!
2.L’objectif du cahier des charges
Objectif numéro 1 : trouver le nouvel ERP de votre entreprise de BTP !
En réalité, cette phase doit avant tout vous aider à dresser un état des lieux de de vos besoins réels en lien avec votre situation actuelle. C’est une projection de ce à quoi va ressembler votre future organisation grâce au déploiement d’un ERP
Pourquoi avez-vous besoin d’un ERP ?
Pourquoi maintenant ?
Avez-vous fait le tour des alternatives ?
Quels sont les problèmes que vous rencontrez au quotidien, qui motivent le projet ERP ?
Que souhaitez-vous pour le futur ?
3. L’évaluation du budget de votre projet ERP en amont,
Le budget alloué à un ERP ne s’arrête pas au coût d’acquisition de la licence ou de l’abonnement ; il doit être envisagé dans sa globalité en tenant compte, éventuellement, de coûts cachés ou de coûts internes. C’est à cette étape que vous pourrez comparer les avantages et inconvénients en termes de coûts de recourir soit à une solution hébergée On-Premice, c’est-à-dire dans vos locaux (acquisition d’une licence), soit d’une solution en mode SaaS, c’est-à-dire un hébergement chez l’éditeur (système d’abonnement). Pour vous aider, voici une série de questions à se poser avant de définir un budget estimatif.
- A combien revient le coût de la licence ou de l’abonnement par utilisateur ?
- Dans le cas des licences, est-ce que tous les modules sont compris dans le tarif ?
- Quel est le coût d’installation et de maintenance d’un ERP On-Premice ?
- Devez-vous investir dans une nouvelle infrastructure informatique ?
- Quels coûts sont compris dans l’abonnement d’un ERP en mode SaaS ?
- A combien s’élève le prix de la journée de formation des collaborateurs ?
- Combien de personnes en interne devront travailler sur le projet ERP et combien coûtent-elles en temps homme ?
💡Ne vous limitez pas au seul tarif que vous voyez sur le site des prestataires mais allez plus loin dans l’estimation (coût de la maintenance, coût de la ressource interne, frais d’installation, etc.).
4. L’établissement d’un planning de mise en œuvre prévisionnel
La mise en œuvre d’un ERP dans une entreprise dure généralement entre 6 et 12 mois. Vous devez donc tenir compte de ces délais pour définir une date de livraison raisonnable du projet. Vous pouvez également indiquer, dans votre cahier des charges, les jalons principaux (réunion de lancement, implémentation de l’ERP au SI, comité de pilotage, recettage etc.) ainsi que les équipes mobilisées en interne. Ces dates ne seront pas gravées dans la pierre mais vous serviront de feuille de route pour éviter que votre projet ne prenne trop de retard ou ne s’enlise.
5-Les généralités
Il s’agit d’une partie plutôt généraliste dans laquelle vous allez poser toutes vos questions au prestataire :
Comment se passe la reprise de données, si reprise il y a ?
Quels sont les formats de données exportés ?
Quelle est la méthodologie que vous utilisez pour mettre en œuvre le projet ?
Quels sont les niveaux de service de votre maintenance ?
4-Les 7 attendus d’un ERP dans le monde du BTP
Cette partie du cahier des charges est la plus importante, puisqu’elle vous permet de faire un véritable tri entre les différents éditeurs. Entre les ERP généralistes et les ERP spécialisés, votre cœur balance ? Voici ce qu’un ERP doit faire pour votre entreprise de BTP.
1. Suivre l’activité de vos chantiers
Vous gérez plusieurs chantiers en même temps et avez besoin de piloter chacun d’eux de manière détaillée ? Votre futur ERP doit intégrer un module de suivi de chantiers, en proposant la gestion des budgets, des délais, le suivi des coûts, etc. Précisez aussi dans cette partie quel type d’indicateurs de performance vous avez besoin pour suivre chacun de vos chantiers ainsi que les besoins en suivi de synthèse multi-chantiers.
iXbat a développé un module Suivi de chantier : il centralise les informations essentielles de la gestion de chantier telles que le budget, les dépenses et recettes du chantier, les travaux supplémentaires, la marge brute et nette ainsi que le calcul du droit à dépense et atterrissage fin de chantier.
2. Gérer les ressources humaines et matériels
Un projet en BTP requiert une large variété de ressources, qu’elles soient humaines (salariés, intérimaires et sous-traitance) ou matérielles (équipements et matériaux). Un bon ERP vous aide à gérer les dépenses allouées à chaque ressource, à mettre en place des plannings de travail actualisés selon les aléas des chantiers, à suivre les heures de travail, à sortir les paies, etc.
iXbat a développé un module Suivi d’activité : il permet de collecter de façon simple les heures chantier (la main d’œuvre interne, les intérimaires, le matériel interne et matériel de location), les réceptions de marchandises, les sorties de stock et l’avancement du chantier en montant et en pourcentage.
3. Anticiper et Suivre les dépenses
La gestion des dépenses représente un véritable enjeu pour les entreprises de BTP qui évoluent dans un environnement exposé à de nombreux aléas. Aussi, il est important d’anticiper ces dépenses en faisant, par exemple, une valorisation des fournitures, en estimant correctement la dotation mensuellement ou encore en gérant les stocks et les amortissements. C’est pourquoi, votre futur ERP doit présenter une suite achat et stock capable de se valoriser dans votre suivi de chantier puis dans votre comptabilité intégrée pour suivre les flux de trésorerie et les coûts de chantier.
iXbat a développé un module Achat & Stock : il permet de piloter, tracer et suivre toutes les actions de gestion de dépenses sur les chantiers des entreprises de BTP.
Retrouvez les bonnes pratiques de la gestion de chantier dans notre livre blanc Chantier btp : le guide pour simplifier la gestion de vos dépenses
4. Chiffrer rapidement les projets
Votre futur ERP doit contenir un module de réalisation d’étude de prix fondé sur catalogue partagé par tous avec des références et prix des articles et ouvrages par fournisseurs/fabricants. Le cas contraire, vos équipes étude risquent de passer du temps à chiffrer les chantiers.
iXbat a développé un logiciel devis BTP : il permet de chiffrer tous vos projets, quel que soit votre activité.
5. Centraliser les documents dans une GED
La transformation digitale est devenue une réalité. Parmi les nombreuses fonctionnalités d’un ERP, celle impliquant la numérisation et le stockage des documents dans un même endroit est attendue.
iXbat a développé un module Dématérialisation : il est possible d’archiver des documents issus d’iXbat (devis, factures, etc..) ou liés à vos chantiers, et de les rechercher en fonction de mot clé ou par catégorie.
6. Visualiser l’ensemble des chantiers
Les ERP sont les alliés des directions d’entreprise puisqu’ils permettent aux dirigeants d’avoir une visibilité en temps réel sur les différentes dépenses, main d’œuvre, sous-traitants, fourniture, matériel et stocks. Votre futur ERP doit être en mesure de présenter ces données dans des tableaux de bord ajustables et personnalisables. Afin d’avoir une vision en temps réel toujours à jour, ces données sont saisies par tous les collaborateurs habilités de l’entreprise depuis leur lieu de travail (chantier avec des applications mobiles, bureau ou en télétravail).
7. Reporter et analyser les données
Enfin, votre futur progiciel doit proposer des outils d’analyse et de reporting pour une prise de décision éclairée basée sur des données en temps réel. L’ERP doit être personnalisable pour créer des reportings propres aux besoins de l’entreprise. L’éditeur choisi doit être en mesure de proposer un paramétrage adaptable tout en garantissant les avantages d’une solution standard… ce que réussit à faire l’ERP iXbat, conçu pour le secteur du BTP.
Notre logiciel iXbat dédié au BTP répond à toutes les fonctionnalités attendues et bien plus encore, ce qui en fait l’un des plus fiables et recommandés du marché. Plus qu’un logiciel, c’est un véritable bras-droit des dirigeants d’entreprise du BTP et des directeurs de travaux par la richesse et la fiabilité de ses modules. Vous souhaitez tester notre démo ? C’est par ici !