Suivi de chantier iXbat : révolutionnez la gestion de vos chantiers

Suivi de chantier iXbat : révolutionnez la gestion de vos chantiers

Découvrez dans notre article dédié, les multiples avantages de notre module Suivi de chantier.

#1 Uniformiser la méthodologie de chiffrage des budgets de chantier

Effectuer un suivi de chantier reste fondamental pour garantir l’adéquation entre les prévisions initiales et la réalité des travaux effectués. Concrètement, le bureau d’étude chiffre le budget prévisionnel estimatif d’un chantier, puis le suivi de chantier consiste à comparer ces chiffres avec les dépenses réelles et ce qui est facturé au client. La grande difficulté des bureaux d’étude, mais aussi des responsables de chantier, est de respecter au mieux au budget estimé, tout en sachant que des aléas peuvent impacter très nettement les résultats de chantier.

Parmi les exemples marquants de ces dernières années, on observe les fluctuations des prix de l’acier et du bois entre 2023 et 2024. Entre les estimations faites par le bureau d’étude et la réalité du marché, les responsables de chantiers se retrouvent avec des factures de matières largement supérieures au budget estimé d’une année sur l’autre. Grace au module Suivi de chantier, vous pouvez mettre en avant cette nouvelle réalité avec des éléments factuels, dans les renégociations tarifaires avec le client.

Par ailleurs, si des surconsommations (comme celles de main-d’œuvre par exemple) excèdent les prévisions, ces données seront intégrées dans le système de gestion pour une analyse approfondie des coûts qui servira à améliorer les chiffrages des prochains projets.

#2 Faciliter la planification des chantiers

Grâce au module Suivi de chantier, les responsables de chantiers peuvent anticiper les besoins en ressources et organiser efficacement le cadencement des chantiers. La visualisation du planning leur permet de déterminer où affecter les équipes, identifier les besoins éventuels et prioriser les chantiers en fonction du calendrier.

Dans le secteur du BTP, la planification se fait généralement lors des réunions entre le mardi et le jeudi pour la semaine suivante ou les semaines à venir. Notre ERP iXbat propose une approche similaire qui permet d’anticiper les affectations de chantier et de personnel.

Contrairement au suivi budgétaire où il est possible de quantifier les écarts entre les prévisions et la réalité, la planification devient obsolète une fois que le chantier est en cours. En effet, ce qui importe réellement les responsables de chantier, c’est le pointage qui détermine les coûts réels du chantier. Ainsi, la comparaison entre le pointage effectué et le budget initial de main-d’œuvre permet de mesurer l’efficacité de la planification initiale et d’ajuster les ressources en conséquence… et d’en tenir compte pour évaluer de futurs projets.

#3 Uniformiser les processus de travail

L’uniformisation des processus au sein de l’entreprise permet d’adopter une approche collaborative et efficace grâce à l’utilisation de l’ERP iXbat. Cette uniformité facilite le partage et la réutilisation des informations entre différents départements. Par exemple, au lieu de ressaisir manuellement les données à chaque devis dans un fichier Excel, notre ERP vous permet de centraliser et de garantir la fiabilité des informations client (type fiche client).

De plus, cette harmonisation favorise la collaboration entre les équipes opérationnelles telles que les conducteurs de travaux et les chefs de chantier. Les actions effectuées par un membre de l’équipe peuvent être directement réutilisées et exploitées par d’autres. A titre d’exemple, le conducteur de travaux réceptionne et valide les données de pointage réalisées par le chef de chantier. Cette fluidité dans le partage et la réutilisation des données encourage également l’adoption de nouvelles technologies chez les collaborateurs habitués à des méthodes plus traditionnelles, comme l’outil Excel encore présent auprès des chefs de chantier. Cet argument peut être soulevé pour accompagner le changement auprès des équipes opérationnelles.

#4 Accéder immédiatement à l’information

L’accès facilité et la disponibilité continue de l’information sont des éléments essentiels rendus possibles par l’utilisation d’un ERP.

Prenons l’exemple d’un chef de chantier qui conserve des informations importantes sur des feuilles volantes. Rien ne garantit que dans quelques mois, ces documents n’auront pas disparu au moment où lui ou une autre personne en aura besoin.  En passant par un ERP, il va s’assurer que les informations saisies sont accessibles à tous les membres de l’équipe et restent disponibles dans le temps. C’est essentiel pour justifier les résultats d’un chantier dans le futur.

Si un projet prend plus de temps que prévu en raison d’intempéries ou d’autres circonstances imprévues, le conducteur de travaux peut en expliquer les raisons avec précision. Prenons un exemple concret : votre client constate des fissures sur son bâtiment. Vous pourrez lui rappeler qu’au moment de faire les consolidations, des pluies ont inondé le sol ; vous aviez recommandé du temps de séchage (que vous avez constaté sur le module Suivi de chantier) mais votre client souhaitait accélérer le chantier. Grâce à ces données, vous serez en mesure de rétablir la vérité.

Cette centralisation est également pertinente en cas de départ d’un employé ou de changements au sein de l’organisation ; les données, elles, restent.

Ainsi, l’ERP devient le « prisme » de la vérité de vos chantiers.

#5 Accéder automatiquement aux documents d’une affaire (GED)

Vous pouvez accéder aux documents intégrés dans la GED (gestion électronique de documents) depuis notre module Suivi de chanter.

Chaque collaborateur peut déposer des documents importants d’une affaire tels que les actes d’engagement avec les clients, les validations de commande ou les devis fournisseurs dans le système. Ils sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où.

Cette accessibilité simplifie la gestion des relations avec vos clients et vos fournisseurs. Par exemple, si un client conteste certains détails d’un contrat, il est facile de le retrouver et de le télécharger pour clarifier les termes de la prestation ou justifier la nécessité d’un avenant.

De même, pour les relations avec les fournisseurs, les commandes générées par l’ERP peuvent être associées aux devis dans le système de GED.

L’accès aux documents intégrés dans la GED est particulièrement pratique pour les collaborateurs pratiquant le travail à distance ou se déplaçant souvent d’un chantier à un autre. Ils accèdent aux informations nécessaires sans avoir à retourner au bureau.

En pratique, les documents déposés dans le module Suivi de chantier sont automatiquement rattachés à l’affaire correspondante. Cela vous offre une vue d’ensemble complète de tous les documents liés à votre projet, même s’ils ont été déposés dans différents modules de l’ERP.

#6 Simplifier la facturation

Le suivi de chantier englobe également la gestion de la facturation, indispensable pour suivre l’avancement de la production de l’entreprise. Le module utilisé par le service travaux peut grandement faciliter le processus de facturation car il permet de suivre l’avancement des travaux en temps réel, de générer des rapports précis et de simplifier la création et la gestion des situations de travaux.

Le suivi consiste donc à comparer en permanence les dépenses, la production et les recettes : ce qui a été planifié, ce qui a été réalisé, et ce qui a été facturé au client. Cette comparaison est essentielle pour évaluer si le chantier affiche un résultat positif ou négatif. Ainsi, la gestion de la facturation fait partie intégrante du suivi de chantier, fournissant un socle solide pour évaluer la rentabilité et le succès des projets en cours.

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